Księgowość i kadry – czy mogą iść w parze?

Żadna dobrze funkcjonująca firma, która zatrudnia pracowników, nie obędzie się bez kadrowego oraz księgowego. Czasem te funkcje wydają się tak bliskie sobie, że trudno w zasadzie wskazać, czym się różnią. W tym artykule postaramy się wyjaśnić specyfikę pracy każdego z nich, a także wskazać, na jakich płaszczyznach księgowość i kadry ze sobą współpracują.

Księgowość i kadry – czym się zajmują?

Kompetencje działów księgowości i kadr nieraz przeplatają się ze sobą, jednak nie są tożsame. Za co więc odpowiadają specjaliści jednego typu, a za co drugiego?

Księgowość

Bez wątpienia zakres obowiązków działu księgowości jest szerszy niż kadr. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku niewielkich firm, gdzie księgowy często spełnia jednocześnie funkcje kadrowego. Dobry księgowy powinien posiadać wiedzę nie tylko z zakresu księgowości, ale i rachunkowości (w tym sprawozdawczości i kalkulacji), a także podatków i, wreszcie, kadr i płac.

Księgowość jest odpowiedzialna za ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych mających miejsce w firmie. Stąd też przez dział ten przechodzą wszystkie dokumenty finansowe, na podstawie których prowadzone są rozrachunki, a także kontrolowane rozliczenia z urzędem skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i partnerami.

Do innych, nie mniej istotnych obowiązków księgowości należą:

• wyliczanie i księgowanie rezerw;
• rozliczanie podatku VAT;
• fakturowanie;
• prowadzenie rozliczeń międzyokresowych i ewidencji księgowej;
• przygotowywanie sprawozdań i raportów;
• i wiele innych.

Nieco różnią się obowiązki księgowości w zależności od tego, czy podmiot gospodarczy, którym się zajmuje, prowadzi ewidencję uproszczoną czy pełną. W pierwszym przypadku księgowy musi kontrolować poprawność prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) albo alternatywnej stosowanej metody ewidencjonowania. W drugim z kolei musi sporządzać sprawozdania finansowe.

Dział księgowości bierze na siebie dużą odpowiedzialność zajmując się kompleksowo wszystkim, co jest związane z finansami firmy. To do niego należy sprawienie, aby wszystkie zdarzenia gospodarcze z udziałem firmy odbywały się w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.

Kadry

Dział kadr jest odpowiedzialny za wieloaspektowe prowadzenie obsługi wszystkich osób zatrudnionych w firmie. W zakres obowiązków pracowników tego działu wchodzi:

• sporządzanie i rozliczanie umów cywilnoprawnych;
• naliczanie listy płac i kontrolowanie jej poprawności;
• wystawianie świadectw pracy i innych zaświadczeń;
• odprowadzanie składek do ZUS oraz podatku PIT;
• sprawdzanie poprawności rozliczenia delegacji;
• składanie deklaracji do organów państwowych, np. ZUS, GUS;
• prowadzenie dokumentacji pracowniczej;
• dbanie o to, aby wszyscy pracownicy mieli aktualne badania lekarskie oraz przeszli szkolenie BHP;
• sporządzanie sprawozdań, raportów, zestawień i innych.

Pracownicy działu kadr niejednokrotnie spełniają też w firmie ważne funkcje w zakresie kontaktu między pracownikami i pracodawcą. To oni bezpośrednio spotykają się z osobami zatrudnionymi w przedsiębiorstwie, wiedzą, kiedy przebywają na urlopach, a kiedy na zwolnieniach lekarskich. Niejednokrotnie odgrywają ważną funkcję motywacyjną.

Zakres współpracy kadr z księgowością

Ta jak wspominaliśmy wcześniej, w mniejszych firmach niejednokrotnie dział kadr i płac zostaje wchłonięty przez księgowość. To nie przypadek – przynajmniej częściowo księgowość i kadry mają zbliżone do siebie kompetencje.

Finanse odgrywają bardzo dużą rolę w funkcjonowaniu działu kadr i płac. Bez tego niemożliwe byłoby wypłacanie wynagrodzeń o odpowiedniej wysokości, a także odprowadzanie składek właściwej wysokości do organów państwowych. Podstawę do działania kadr stanowi ewidencja zdarzeń gospodarczych, którą prowadzi księgowość.

Zależność łącząca księgowość i kadry nie jest jednak jednostronna. Księgowi do poprawnego prowadzenia swojej ewidencji często potrzebują informacji o działaniach poszczególnych pracowników, wykonywanych przez nich transakcjach. Do prawidłowego działania księgowości niezbędny jest płynny przepływ informacji w firmie, a za to odpowiedzialny jest przede wszystkim dział kadr.

Księgowość i kadry prowadzone przez biuro rachunkowe

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej możesz być dla siebie jednocześnie szefem, księgowym, kadrowym i kim tylko zechcesz. Problem zaczyna się jednak, gdy zatrudniasz pracowników, a zwłaszcza gdy ich liczba staje się znacząca. Wówczas samodzielne sprostanie obowiązkom związanym z tymi stanowiskami wydaje się nierealne.

W tej sytuacji warto skorzystać z usług biura rachunkowego. Jego pracownicy dysponują fachową wiedzą zarówno z zakresu księgowości, jak i rachunkowości. Z jednej strony mogą zapewnić Twojej firmie w pełni poprawne i niebudzące zastrzeżeń ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych, z drugiej kompleksowe koordynowanie spraw związanych z Twoimi pracownikami.

Księgowość i kadry – podsumowanie

Na zakończenie warto zauważyć, że choć obowiązki, jakie mają księgowość i kadry, nie są identyczne, to jednak wiążą się ze sobą w istotny sposób. Jednocześnie są to zadania na tyle odpowiedzialne, że lepiej powierzyć je specjalistom. W tym celu skorzystaj z naszej oferty. Przekonasz się, że warto!