Zmiana biura księgowego – jak to zrobić?

Biuro rachunkowe jest dla przedsiębiorcy niczym prawa ręka – bez niego trudno byłoby zadbać o rzetelne prowadzenie księgowości oraz rozliczanie podatków. Stąd bardzo ważne jest, aby spełniało ono wszystkie stawiane przez przedsiębiorcę wymagania. Co zrobić, gdy tak się nie dzieje? Kiedy konieczna okazuje się zmiana biura księgowego? Jak wygląda ten proces?

Z tego artykułu dowiesz się, kiedy i w jaki sposób możesz zmienić biuro księgowe, a także co powinno Cię skłonić do podjęcia tej decyzji.

Spis treści:

1. Czy zmiana biura księgowego w trakcie roku jest możliwa?
2. Jak zmienić biuro księgowe?
3. Zmiana biura księgowego a kontynuacja rozliczenia
4. Powody zmiany biura księgowego
5. Zmiana biura księgowego – podsumowanie

Czy zmiana biura księgowego w trakcie roku jest możliwa?

Wielu przedsiębiorców staje przed pytaniem, czy zmiana biura księgowego w czasie trwania roku rozliczeniowego jest możliwa. Co do zasady odpowiedź na tak postawione pytanie jest twierdząca – zrezygnować z usług dotychczasowego biura rachunkowego i wybrać nowe można w dowolnym momencie.

Warto też jednak zastanowić się nad tym, kiedy podjęcie takich kroków będzie najwygodniejsze. Najłatwiej zrobić to po złożeniu deklaracji rocznej, zamknięciu pełnego okresu rozliczeniowego oraz opłaceniu podatków. 

Ponadto należy pamiętać o długości okresu wypowiedzenia, jaki wynika z podpisanej przez Ciebie umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym. W zależności od indywidualnych ustaleń może on liczyć od jednego do trzech miesięcy. 

Polecane jest również uprzednie skontaktowanie się z nowym biurem księgowym przed wybraniem jego usług. W trakcie rozmowy należy ustalić, ile czasu będzie ono potrzebowało na zapoznanie się z dokumentacją nowego klienta, co jest niezbędne do prowadzenia rzetelnej działalności księgowej.

Jak zmienić biuro księgowe?

Zmiana biura księgowego to wieloetapowy proces. Powinieneś w związku z tym uwzględnić następujące kroki:

1. Wypowiedz dotychczasową umowę o świadczenie usługi księgowej

Wypowiedzenie powinno zostać przygotowane w dwóch egzemplarzach i zostać opatrzone podpisem uprawnionego przedstawiciela biura. 

Należy pamiętać, że umowa o świadczenie usług księgowych opatrzona jest zwykle długim okresem wypowiedzenia. Często jest to czas wystarczający na znalezienie nowego biura rachunkowego, więc z podpisaniem wypowiedzenia nie warto zwlekać.

2. Zmiana biura księgowego – zawrzyj umowę z nowym biurem księgowym

Po znalezieniu spełniającego Twoje wymagania biura rachunkowego niezbędne jest zawarcie z nim nowej umowy o świadczenie usług księgowych. Powinna ona wchodzić w życie w dniu następującym po dacie rozwiązania zobowiązania względem Twojego dotychczasowego biura rachunkowego.

3. Dokonaj aktualizacji wpisu do CEiDG

Wpis do CEiDG zawiera między innymi dane podmiotu odpowiedzialnego za prowadzenie księgowości. Stąd niezbędne jest usunięcie stamtąd danych dotychczasowego biura księgowego i wprowadzenie informacji o nowym.

Wniosek aktualizacyjny należy wnieść za pomocą formularza CEiDG–1 najpóźniej w terminie siedmiu dni od zajścia zmiany. Oczywiście można to zrobić znacznie wcześniej, wprowadzając datę późniejszą. Warto zwrócić uwagę, że często dopełnienie tej formalności oferuje samo biuro rachunkowe – wówczas nie musisz już się tym zajmować.

4. Zmiana biura księgowego – odbierz dokumentację i przekaż ją do nowego biura księgowego

Zmiana biura rachunkowego to dość skomplikowany proces, jednak dotarłeś już do ostatniego etapu! Najpóźniej w dniu wygaśnięcia umowy (lub kilka dni wcześniej) powinieneś umówić się z przedstawicielem swojego dotychczasowego biura rachunkowego, aby odebrać kompletną dokumentację swojego przedsiębiorstwa.

Warto jest umówić się na spotkanie kilka dni wcześniej, aby księgowi mieli czas na skompletowanie i uporządkowanie dokumentacji. Sprawdzenie jej kompletności leży już jednak po Twojej stronie – swoją akceptację wyrażasz w sporządzanym przez biuro protokole odbioru.

Tak przygotowany pakiet, zawierający zarówno dokumenty dostarczane przez Ciebie do biura rachunkowego, jak i sporządzone przez to ostatnie, powinieneś przekazać do nowego biura księgowego, które będzie kontynuować Twoje rozliczenie.

Zmiana biura księgowego a kontynuacja rozliczenia

Czasem przedsiębiorcy obawiają się, czy zmiana biura księgowego nie pociągnie za sobą zaburzenia ciągłości rozliczenia. Tak się w żadnym przypadku nie stanie! 

Nowe biuro rachunkowe, wraz z kompletem dokumentów firmy, otrzymuje również historię wszystkich rozliczeń przeprowadzonych przez poprzedników. Rolą księgowych jest zapoznać się z otrzymaną dokumentacją i dopilnować, aby wszystkie rozliczenia odbyły się zgodnie z planem.

Powody zmiany biura księgowego

Istnieje wiele przyczyn, z powodu których zmiana biura księgowego okazuje się nieraz zasadna. Należą do nich choćby następujące:

• wątpliwości co do poprawności rozliczeń – gdy nie jesteś pewien, czy praca wykonywana przez Twoje dotychczasowe biuro jest profesjonalna i rzetelna;
• brak wsparcia merytorycznego – jeżeli Twoje biuro nie jest w stanie doradzić Ci w kwestii bardziej skomplikowanych operacji finansowych, warto pomyśleć o księgowych oferujących bardziej zróżnicowane usługi;
• trudności z kontaktem i uzyskiwaniem informacji – biuro księgowe jest Twoim zleceniobiorcą, powinno więc niezwłocznie odpowiadać na Twoje wiadomości i udzielać Ci odpowiednich informacji;
• brak reprezentacji przed urzędami – profesjonalne biura rachunkowe proszą swoich klientów o pełnomocnictwa w zakresie reprezentowania ich przed organami państwowymi i biorą na siebie odpowiedzialność związaną z zadbaniem o interes klienta;
• wykazanie błędów i uchybień – jasnym sygnałem do zmiany podmiotu odpowiedzialnego za księgowość jest sytuacja, w której kontrola skarbowa wykaże nieprawidłowości w rozliczeniach prowadzonych przez biuro.

Zmiana biura księgowego – podsumowanie

Zmiana biura księgowego to ważna decyzja w życiu każdego przedsiębiorcy. Nie należy jej jednak demonizować i jeśli tylko dostrzegasz sygnały wskazujące na to, że Twój dotychczasowy księgowy nie wykonuje swoich obowiązków dostatecznie sumiennie i rzetelnie, warto zdecydować się na inne biuro księgowe.

Poszukujesz kogoś zaufanego, profesjonalnego i gwarantującego najwyższą jakość świadczonych usług? Zapraszamy do skorzystania z naszej oferty.