Pełna księgowość w firmie

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, to zdarzyło Ci się już zapewne słyszeć o pełnej księgowości. Często mówi się o niej, że jest skomplikowana, żmudna i łatwo w niej o pomyłki. Niewiele osób wie jednak, na czym dokładnie polega. W tym artykule przybliżymy Tobie, czym jest pełna księgowość, a ponadto wyjaśnimy, kiedy jej prowadzenie jest obowiązkowe.

Spis treści:

1. Czym jest pełna księgowość?
2. Od jakiej kwoty należy stosować pełną księgowość?
3. Czy pełna księgowość może być prowadzona samodzielnie?
4. Pełna księgowość – podsumowanie

Czym jest pełna księgowość?

Zasadniczo wyróżnić można dwa rodzaje ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych:

• księgowość uproszczoną – opiera się na księdze przychodów i rozchodów;
• księgowość pełną – zwaną też inaczej księgami rachunkowymi.

Pełna księgowość to bardziej skomplikowany sposób odnotowywania działań gospodarczych prowadzonych przez firmę. Wybierana jest najczęściej przez duże przedsiębiorstwa, które dokonują licznych i nieraz skomplikowanych operacji finansowych.

Do prowadzenia pełnej księgowości niezbędne są księgi rachunkowe. Zaliczamy do nich następujące typy dokumentów:

• dziennik;
• księga główna;
• księga pomocnicza.

Ponadto do ksiąg rachunkowych zaliczają się zestawienia obrotów oraz sald kont księgi głównej i sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów, nazywany inaczej inwentarzem.

Przedsiębiorca w przypadku, gdy dotyczy go pełna księgowość, oprócz prowadzenia ksiąg rachunkowych wymienionych powyżej musi również przygotowywać inne dokumenty, takie jak regularne sprawozdania finansowe, zawierające bilans, rachunek zysków i strat, a ponadto szczegółowe informacje i objaśnienia.

Od jakiej kwoty należy stosować pełną księgowość?

Najprostszym do zweryfikowania czynnikiem zobligowującym przedsiębiorcę do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest graniczna kwota przychodów. Wynosi ona dwa miliony euro. Ze względu na zmienny kurs tej waluty co roku ustala się równowartość tej kwoty na złote polskie. 

Limit na rok 2023 został ustalony 1 października 2022 roku i wynosi 9 654 400 złotych. Jeżeli więc przychód firmy w 2022 roku przekroczył tę wartość, to jest ona zmuszona zrezygnować z księgowości uproszczonej na rzecz pełnej.

Należy też pamiętać, że niektóre podmioty gospodarcze mają obowiązek prowadzić pełną księgowość niezależnie od osiąganych przychodów. Ich lista jest całkiem długa, zaliczają się do nich następujące typy działalności:

• spółki cywilne;
• spółki handlowe (osobowe, kapitałowe, w organizacji);
• spółki komandytowe;
• spółki komandytowo-akcyjne;
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• jednostki działające na zasadach działalności ubezpieczeniowej;
• jednostki funkcjonujące na zasadach prawa bankowego;
• samorządy (gminy, powiaty, województwa);
• jednostki działające dzięki subwencjom i dotacjom;
• jednostki i zakłady budżetowe.

Na podstawie powyższego wyliczenia można sądzić, że pełna księgowość jest wymagana w przypadku znakomitej większości działalności gospodarczych. To jednak złudzenie – zwyczajnych firm, zwłaszcza jednoosobowych, które nie należą do żadnej z podanych grup ani też nie osiągają przychodów wyższych niż wartość graniczna, jest znacznie więcej niż pozostałych.

Czy pełna księgowość może być prowadzona samodzielnie?

Teoretycznie każdy przedsiębiorca ma prawo do samodzielnego prowadzenia księgowości w swojej firmie niezależnie od wielkości jej przychodów czy innych czynników. O ile jednak prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR), zwłaszcza w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, nie wymaga szczególnych kompetencji, o tyle pełna księgowość wydaje się zbyt skomplikowana dla osób bez odpowiedniego przygotowania. Przemawia za tym kilka argumentów:

• Firmy z pełną księgowością najczęściej przeprowadzają skomplikowane operacje finansowe, dla których zawsze musi istnieć właściwa podstawa prawna. Tę zaś potrafi wskazać jedynie wykwalifikowany prawnik;
• W przeciwieństwie do księgowości uproszczonej, w przypadku ksiąg rachunkowych księgowanie odbywa się na różne konta, co komplikuje strukturę wpisów;
• W przypadku ksiąg rachunkowych trzeba zwracać uwagę nie tylko na typ przedmiotu, którego dotyczy operacja, ale też jego przeznaczenie, w zależności od niego bowiem pieniądze za zakup bądź sprzedaż powinny trafiać na różne konta;
• Pełna księgowość nieprzypadkowo jest obowiązkowa dla podmiotów o skomplikowanym statusie prawnym. W celu właściwego prowadzenia ksiąg niezbędna jest w takich przypadkach solidna wiedza prawna pozwalająca zrozumieć wewnętrzną logikę funkcjonowania danego przedsiębiorstwa.

Pełna księgowość – podsumowanie

Nie ulega wątpliwości, że aby pełna księgowość, o ile jest niezbędna, nie nastręczała Tobie zbyt wielu trudności, przyda Ci się pomoc eksperta. Zapraszamy do skorzystania z oferty naszego biura. Z pewnością się nie zawiedziesz!